חשבונית ירוקה לעסקים קטנים

אם יש לכם עסק אתם כמו כל בעל עסק, לפחות כזה שעובד בצורה מסודרת, צריך להוציא ללקוחות שלו חשבוניות וקבלות בנוגע לעסקאות שנעשות בעסק עליהן לקוחות משלמים.

עד לפני כמה שנים כל העסקים היו מוציאים חשבוניות על נייר, הביא העתק ללקוח שמר העתק לעצמו ועוד העתק שלח לרואה החשבון שלו. הוצאת החשבוניות בשיטה הקלאסית היא בעלת מספר בעיות:

אם הלקוח לא לידך אתה צריך לשלוח לו את החשבונית בדואר. כמו כן, אם אתה מסתובב לפגוש לקוח מחוץ למשרד אתה צריך לקחת את פנקס החשבוניות איתך ולזכור לא לאבד אותו או לשמור עליו מלכלוך במסעו איתך לעבר הלקוח J

גם העברת המסמכים לרואה החשבון או יועץ המס שלך היא מסורבלת בדרך הקלאסית, ומצריכה ממך לשלוח או לגשת לגשת אליו כדי למסור את המסמכים.

הפתרון – חשבונית ירוקה

כל הקשיים שהביאו החשבוניות הקלאסית נפתרות למעשה על-ידי חשבוניות ירוקות שהפכו ליותר ויותר נפוצות ממש בשנים האחרונות, ורבים מהעסקים היום שעברו עליהן בגלל היתרונות השונים שהמערכות האלו מספקות:

חשבונית ירוקה מאפשרת לך להנפיק קבלה מכל מקום, גם אם אתה בבית או אצל הלקוח, רוב המערכות של חשבונית ירוקה מאפשרות להוציא חשבונית מס (או קבלה) דרך האתר או האפליקציה, כל מה שלרוב צריך זה פלאפון וחיבור לאינטרנט. העתק אפשר גם כמובן לשלוח לרואה החשבון גם בקלות.

מבחינת גיבוי גם יש יתרון למערכת חשבונית ירוקה, הן מוציאות למעשה חשבונית דיגיטלית וכך אפשר לשמור לעצמכם העתקים מכל מסמך שאתם מוציאים, זה בנוסף למסמך ששמור במערכת החשבוניות בה אתם עושים שימוש.

כמו כן חשבונית ירוקה היא חשבונית חתומה דיגיטלית בצורה מוצפנת כך אין חשש אמיתי של העתקת מסמכים.

יתרון נוסף שחשבונית דיגיטלית היא ירוקה, היא לא דורשת בזבוז נייר והדפסות מיותרות. מעבר לחסכון בעלויות דפים והדפסה, יש כאן אלמנט של שמירה על הסביבה. כמו כן פחות ניירת פחות ובלגן J

דברים חשובים במערכת להוצאת חשבונית

יש כל מיני אלמנטים שחשובים במערכת להוצאת חשבוניות דיגיטליות:

נוחות השימוש במערכת – יש כל מיני מערכות, חלקות חדישות וחלקן ישנות, חלקן משוכללות עם הרבה פיצ'רים וחלקן פשוטות עם דברים בסיסים יותר. לא משנה איזה מערכת בוחרים כדאי שזאת תהיה מערכת עם ממשק שהוא נוח לנו, וקל לנו לעבוד איתה.

מי עומד מאחורי המערכת – יש הרבה מערכות בשוק חלקן הן חברות תוכנה ותיקות, חלקן סוג של סטאראפים קטנים.  לא משנה מה גודל וותק החברה, העיקר שתדעו מי עומד מאחורי התוכנה והיה שם עבורכם שתצטרכו עזרה.

תמיכה ושירות – יש מערכות לחשבונית דיגיטלית שוב השירות בהן נעשה בעזרת התכתבות למייל, בעוד במערכות אחרות יש גם שירות טלפוני ויש חברות שמאפשרות גם וגם. כך או כך, חשוב שתמצאו את המערכת שנותנת לכם שירות בדרך שנוחה לכם ולא פחות חשוב השירות מהיר מקצועי. אתם לא רוצים למצוא את עצמכם תקועים ולא יכולים להוציא חשבונית ללקוח בלי לקבל מענה כמה שעות.

מחיר – יש סוגי תמחור מאוד שונים בין המערכות לחשבונית ירוקה בשוק. כדאי לעשות סקר שוק קצר ולבדוק האם אתם לא משלמים יותר מידי על השירות שאתם משתמשים בו?  או שאולי קיבלתם המלצה על שירות אבל בפועל אתם מגלים שאומנם המערכת נחמדה אבל אתם יכולים לקבל אותם תכונות בחצי מחיר?

בגרסאות הבסיס המחירים בין המערכות יחסית קרובים, אך ככל שתרצו יותר תכונות פעם המחירים בין המערכות יגדל ואז ההשוואה היא יותר חשובה.

קישוריות – היום הרבה שירותים שאנחנו מנהלים הם דיגיטליים, חלק מהשירותים יודעים להתחבר אחד לשני, דבר שחוסך לנו זמן. חלק מערכות חשבוניות דיגיטליות יודעות להתחבר למגוון שירותים אחרים למשל זה יכול להיות חיבור למערכות אשראי או מערכות דיוור ללקוחות.

אם אחרי המאמר הזה תתחילו להשוואות בין מערכות לחשבונית ירוקה תראו שיש הרבה אופציות ומחירים, אם שתבחרו את המערכת בהתאם לדברים שהזכרתי יהיה לכם קל להחליט איזה מערכת טובה יותר.

כל זה כמובן בהנחה שלקחתם את כל השיקולים של מה שאתם צריכים: יש אנשים שצריכים רק מערכת פשוטה להוצאת חשבוניות או קבלות ירוקות.

מאידך יש אנשים שרוצים בנוסף דפי תשלום שיאפשרו להם לשלוח ללקוחות שלהם דף בו הם יכולים לשלם על שירות או מוצר שהם מוכרים. אם דבר כזה חשוב לכם כדאי שתבדקו שהמערכת שאתם מחפשים אכן מספקת את זה.